Gebruik & governance

De inzet van AI-analyse in professionele relaties is in Europa contextafhankelijk gereguleerd via de Europese AI Act en de GDPR

Deze pagina beschrijft hoe SelfCodex binnen dat kader opereert: welke risicoclassificatie van toepassing is, welke transparantieverplichtingen gelden, hoe gegevens worden verwerkt, en welke gebruiksvoorwaarden per context gelden

Het formele privacybeleid, inclusief bewaartermijnen, rechten van betrokkenen en het cookiebeleid, is hier beschikbaar

Je wilt verantwoord analyseren
Jouw klanten/team moeten erop vertrouwen
De EU AI Act eist compliance
Je wilt geen juridische risico's

SelfCodex bouwt deze governance IN, niet erop.

— WAAROM GOVERNANCE ERTOE DOET —

De EU AI Act deelt AI-systemen in op basis van het risico voor grondrechten en veiligheid. SelfCodex valt in de categorie limited/low risk. Dat brengt twee verplichtingen mee: transparantie jegens betrokkenen over het gebruik van een AI-systeem en naleving van de verboden praktijken uit Artikel 5.

SelfCodex wordt niet ingezet voor toepassingen die de EU AI Act als high-risk aanmerkt. Dat omvat onder meer beslissingen over werkgelegenheid, prestatiebeoordeling of toegang tot diensten (Annex III). Gebruik voor HR-beoordeling of selectie is contractueel uitgesloten.

— RISICOCLASSIFICATIE ONDER DE EU AI ACT —

VERBOD OP EMOTIEDETECTIE

Artikel 5 van de EU AI Act verbiedt AI-systemen die emoties detecteren op de werkvloer of in onderwijsinstellingen. SelfCodex detecteert geen emoties. De analyse is beperkt tot hoorbare, vaststelbare kenmerken: taalpatronen, prosodische kenmerken en interactiedynamiek. Dit is een juridisch ontwerpprincipe, vastgelegd in de architectuur van het systeem.

U vraagt zich af of deze governance ook op uw specifieke context van toepassing is?

Op deze pagina wordt beschreven hoe SelfCodex in verschillende professionele situaties kan werken. Welke ervan herkent u?

Wilt u dit voor uw concrete context bespreken?

— TRANSPARANTIE JEGENS BETROKKENEN —

Deelnemers aan geanalyseerde gesprekken worden voorafgaand aan de analyse geïnformeerd over vier zaken: dat een AI-systeem wordt ingezet, wat het systeem analyseert en wat niet, wie het rapport ontvangt en hoe het wordt gebruikt, en welke rechten zij hebben als betrokkene.

De begeleider is verantwoordelijk voor het uitvoeren van deze informatieverstrekking. SelfCodex levert hiervoor een standaard informatieformulier dat aanpasbaar is aan de specifieke context.

Analyse vindt uitsluitend plaats op basis van vrije, geïnformeerde en expliciete toestemming van alle betrokkenen. In contexten met een hiërarchische verhouding wordt de vrijwilligheid van toestemming geborgd via het protocol voor verplichte begeleiding (zie gebruikscategorieën hieronder).

— GEGEVENSVERWERKING: PRINCIPES —

Privacy by Design als architecturale keuze

Audio-opnames worden lokaal verwerkt omdat privacybescherming niet in contracten, maar in de infrastructuur moet worden geborgd. Amerikaanse cloudproviders (Microsoft Azure, AWS, Google Cloud) vallen onder de CLOUD Act - de Amerikaanse overheid kan eenzijdig gegevens vorderen zonder EU-toestemming. Daarom kiest SelfCodex voor een Europees alternatief, zoals het Zwitserse Infomaniak, dat data verwerkt onder de lokale privacywetten. De architectuur zelf vormt de juridische barrière. Er vindt dus geen overdracht naar externe cloudopslag plaats.

Na de analyse worden opnames verwijderd binnen de overeengekomen bewaartermijn.

Alle begeleiders en organisaties die SelfCodex inzetten, tekenen een Data Processing Agreement conform de GDPR en de EU AI Act.

Het volledige privacybeleid, inclusief alle verwerkingscategorieën, bewaartermijnen en rechten van betrokkenen, is beschikbaar hier.

Geen machtsverschil in het gesprek? Dan gelden deze voorwaarden.

Typische contexten: partners en vennoten, founders, M&A-gesprekken tussen gelijkwaardige partijen, raden van bestuur zonder operationele hiërarchie, stem- en presentatiecoaching, individuele coaching.

Voorwaarden:

Een besproken sessie maakt standaard deel uit van het traject
Rapporten worden gebruikt als gespreksmateriaal, niet als beslissingsdocument
Interpretatie gebeurt gezamenlijk
Geen enkele partij zet het rapport eenzijdig in om een beslissing te forceren.

— GEBRUIKSGOVERNANCE: TWEE CATEGORIEËN —

Van toepassing wanneer de opdrachtgever een organisatie is, wanneer deelnemers functioneren binnen een hiërarchische structuur, of wanneer inzichten gevolgen kunnen hebben voor personen buiten de directe gesprekspartners.

Typische contexten: teamcoaching, systeem- en organisatiecoaching, individuele coaching in opdracht van een werkgever.

Voorwaarden:

Begeleiding is een verplicht onderdeel van het traject
Rapporten worden niet ingezet voor beoordeling of besluitvorming over personen.
Rapportage over individuen aan de opdrachtgever is uitgesloten
Inzichten uit teamanalyses zijn uitsluitend zichtbaar op geanonimiseerd groepsniveau. De werkgever krijgt geen toegang tot gegevens die herleidbaar zijn tot individuele deelnemers.

SelfCodex onderscheidt twee gebruikscategorieën, afhankelijk van de professionele context.

Welke categorie op u van toepassing is, bepaalt u door drie vragen te beantwoorden: Is er een hiërarchische of collectieve context aanwezig? Kunnen de inzichten doorwerken buiten de directe gesprekspartners? Is er sprake van zorgplicht of organisatieverantwoordelijkheid?

Als één of meer vragen bevestigend worden beantwoord, geldt categorie 1. Anders geldt categorie 2.

CATEGORIE 2

CATEGORIE 1

SelfCodex identificeert patronen in taal, stem en interactie op basis van hoorbare, vaststelbare kenmerken. Het rapport structureert observaties en brengt mogelijke interpretatiekaders in beeld. Die kaders zijn niet beslissend en leggen geen betekenis vast.

De weging van observaties en de betekenisgeving eraan gebeurt door mensen, in dialoog, binnen de concrete context van het begeleidingsgesprek. De methodologische basis van de analysekaders is hier beschreven.

— ROLAFBAKENING: WAT DE ANALYSE DOET EN WAT NIET —

— WAT BETEKENT DIT VOOR UW BEGELEIDING? —

Dit governancekader beschrijft hoe SelfCodex in verschillende professionele contexten kan werken. Welke context is de uwe?

Als u begeleidt in gesprekken tussen gelijkwaardige partijen, bijvoorbeeld als mediator, als adviseur van samenwerkingsverbanden of partners of als individuele coach geldt categorie 2. Dit biedt duidelijkheid over hoe het analyserapport als gespreksmateriaal kan dienen. Voor meer context: bekijk onze pagina Partners & vennoten.

Als u werkt in een organisatiecontext met hiërarchische verhoudingen, zijn er twee wegen:

U kunt een vergaderanalyse inzetten voor groepsignalen. Product TeamPulse in teamvergaderingen of managementoverleggen beschrijft alleen interactiepatronen op groepsniveau: het ritme van het gesprek, waar verschuift de toon, hoe luisteren teamleden naar elkaar. Er is geen profilering van individuen. Dit kan zonder begeleiding gebruikt worden als inzicht voor het leiderschap. Meer informatie: bekijk TeamPulse
Begeleiding in hiërarchische contexten valt onder categorie 1, waar begeleiding een verplicht onderdeel is. Dit geldt als u wilt werken met individuele coachtrajecten of als u de groepsanalyse wilt vertalen in reflectie en verandering met het team. Voor deze aanpak: bekijk onze pagina Team- en organisatiebegeleiding.

Welke weg aansluit bij uw situatie? Dat bespreken we graag met u in de verkenningsfase.