Gebruik & governance

De EU AI Act deelt AI-systemen in op basis van het risico voor grondrechten en veiligheid. SelfCodex valt in de categorie limited/low risk. Dat brengt twee verplichtingen mee: transparantie jegens betrokkenen over het gebruik van een AI-systeem en naleving van de verboden praktijken uit Artikel 5.

SelfCodex wordt niet ingezet voor toepassingen die de EU AI Act als high-risk aanmerkt. Dat omvat onder meer beslissingen over werkgelegenheid, prestatiebeoordeling of toegang tot diensten (Annex III). Gebruik voor HR-beoordeling of selectie is contractueel uitgesloten.

— RISICOCLASSIFICATIE ONDER DE EU AI Act —

Artikel 5 van de EU AI Act verbiedt AI-systemen die emoties detecteren op de werkvloer of in onderwijsinstellingen. SelfCodex detecteert geen emoties. De analyse is beperkt tot hoorbare, vaststelbare kenmerken: taalpatronen, prosodische kenmerken en interactiedynamiek. Dit is een juridisch ontwerpprincipe, vastgelegd in de architectuur van het systeem.

VERBOD OP EMOTIEDETECTIE

SelfCodex wordt niet ingezet voor toepassingen die de EU AI Act als high-risk aanmerkt — beslissingen over werkgelegenheid, prestatiebeoordeling of toegang tot diensten zijn contractueel uitgesloten.

— TRANSPARANTIE JEGENS BETROKKENEN —

Deelnemers aan geanalyseerde gesprekken worden voorafgaand aan de analyse geïnformeerd over vier zaken: dat een AI-systeem wordt ingezet, wat het systeem analyseert en wat niet, wie het rapport ontvangt en hoe het wordt gebruikt, en welke rechten zij hebben als betrokkene.

De begeleider is verantwoordelijk voor het uitvoeren van deze informatieverstrekking. SelfCodex levert hiervoor een standaard informatieformulier dat aanpasbaar is aan de specifieke context.

Analyse vindt uitsluitend plaats op basis van vrije, geïnformeerde en expliciete toestemming van alle betrokkenen. In contexten met een hiërarchische verhouding wordt de vrijwilligheid van toestemming geborgd via het protocol voor verplichte begeleiding (zie gebruikscategorieën hieronder).

— GEGEVENSVERWERKING: PRINCIPES —

Audio-opnames worden lokaal verwerkt. Er vindt geen overdracht naar externe cloudopslag plaats. Na analyse worden opnames verwijderd binnen de overeengekomen bewaartermijn. Alle begeleiders en organisaties die SelfCodex inzetten, tekenen een Data Processing Agreement conform de GDPR en de EU AI Act.

Het volledige privacybeleid, inclusief alle verwerkingscategorieën, bewaartermijnen en rechten van betrokkenen, is beschikbaar hier.

Van toepassing wanneer deelnemers formeel gelijkwaardig zijn en er geen hiërarchische machtsverhouding bestaat.

Typische contexten: partners en vennoten, founders, M&A-gesprekken tussen gelijkwaardige partijen, raden van bestuur zonder operationele hiërarchie, stem- en presentatiecoaching, individuele coaching.

Voorwaarden:

• Een besproken sessie maakt standaard deel uit van het traject

• Rapporten worden gebruikt als gespreksmateriaal, niet als beslissingsdocument

• Interpretatie gebeurt gezamenlijk

• Geen enkele partij zet het rapport eenzijdig in om een beslissing te forceren.

— GEBRUIKSGOVERNANCE: TWEE CATEGORIEËN —

Van toepassing wanneer de opdrachtgever een organisatie is, wanneer deelnemers functioneren binnen een hiërarchische structuur, of wanneer inzichten gevolgen kunnen hebben voor personen buiten de directe gesprekspartners.

Typische contexten: teamcoaching, systeem- en organisatiecoaching, individuele coaching in opdracht van een werkgever.

Voorwaarden:

• Begeleiding is een verplicht onderdeel van het traject

• Rapporten worden niet ingezet voor beoordeling of besluitvorming over personen.

• Rapportage over individuen aan de opdrachtgever is uitgesloten

• Inzichten uit teamanalyses zijn uitsluitend zichtbaar op geanonimiseerd groepsniveau. De werkgever krijgt geen toegang tot gegevens die herleidbaar zijn tot individuele deelnemers.

De EU AI Act stelt dat limited/low-risico-systemen geen aanvullende gebruiksvoorwaarden per context hebben. SelfCodex kiest er bewust voor om die wel te definiëren, omdat de professionele contexten waarin de tool wordt ingezet dat vereisen.

Spraakanalyse in een team met hiërarchische verhoudingen vraagt om andere waarborgen dan analyse in een gesprek tussen gelijkwaardige partners. De twee gebruikscategorieën zijn dan ook een operationele keuze van SelfCodex, geen juridische verplichting.

SelfCodex onderscheidt twee gebruikscategorieën. De indeling is gebaseerd op drie vragen:

1. Is er een hiërarchische of collectieve context aanwezig?

2. Kunnen de inzichten doorwerken buiten de directe gesprekspartners?

3. Is er sprake van zorgplicht of organisatieverantwoordelijkheid?

Wanneer één of meer vragen bevestigend worden beantwoord, gelden de voorwaarden van categorie 1.

CATEGORIE 2

CATEGORIE 1

SelfCodex identificeert patronen in taal, stem en interactie op basis van hoorbare, vaststelbare kenmerken. Het rapport structureert observaties en brengt mogelijke interpretatiekaders in beeld. Die kaders zijn niet beslissend en leggen geen betekenis vast.

De weging van observaties en de betekenisgeving eraan gebeurt door mensen, in dialoog, binnen de concrete context van het begeleidingsgesprek. De methodologische basis van de analysekaders is hier beschreven.

— ROLAFBAKENING: WAT DE ANALYSE DOET EN WAT NIET —

Vragen over gebruik in uw context?

We bespreken de toepasselijke gebruikscategorie en hoe stem- en gespreksanalyse bijdraagt aan optimalisering.